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8 claves para tener reuniones online efectivas

El teletrabajo se ha convertido en el modo laboral actual para muchas personas. Este modelo tiene bastantes ventajas, especialmente, en relación a ahorro de dinero y tiempo. Sin embargo, cuando llega el momento de las reuniones en línea, algunos hemos tenido la percepción de que es más sencillo cuando se hace de forma física en una sala de juntas. Aunque, en realidad toda reunión deja siempre la sensación de ser improductiva y de habernos quitado tiempo de cosas más importantes. Aun así, es importante reunirnos con nuestros colegas, jefes y socios, para evaluar desempeños, rendir informes, etc. Es así que, en este blog hablaremos sobre aspectos fundamentales para tener en cuenta en las temidas reuniones online; sobre todo, porque resulta molesto destinar un espacio de tiempo y hacer una preparación para que, una vez terminada la reunión, no se haya dado solución a los aspectos que la motivaron.

1. Respetar el tiempo. Si bien es importante entrar en confianza compartiendo experiencias sobre el estado del clima y temas triviales - como se hace en las reuniones de oficina - no debes olvidar que el máximo de tiempo recomendado para una reunión es de una hora. Pero, nuestro consejo es que te programes para sostener un encuentro de media hora en el que se traten temas puntuales.



2. Conocer la aplicación. Si es la primera vez que utilizarás la aplicación para hacer reuniones en línea, te recomendamos que hagas una prueba, ya sea con alguien de tu familia o con alguien de confianza de tu equipo de trabajo. Así, puedes conocer el aplicativo y podrás orientar a los demás en caso de ser necesario.

3. Puntualidad. Conéctate al menos 10 minutos antes para hacer pruebas de imagen y sonido y a medida que transcurren los saludos, verificar que todos estén listos para iniciar la reunión.


4. Organización. Si tú eres quien organiza la reunión, debes dar a conocer el propósito de la reunión y la agenda del día, o debes darlos a conocer previamente por correo electrónico o WhatsApp, para que todos tengan claridad sobre los temas a tratar. Es pertinente que al final haya un espacio para la realización de preguntas y todos puedan participar. Así no se perderá el hilo de la reunión


5. Interacción. Cada persona debe tener un turno para hablar, conforme sea la agenda de la reunión. De esta manera, no será solo una exposición unidireccional, sino una conversación en donde todos puedan participar aportando sugerencias y soluciones a las situaciones que se manifiesten. En últimas, las reuniones se llevan a cabo para proponer mejoras y coordinar la ejecución de estrategias efectivas para el éxito de una organización o proyecto.

6. Silencio. Debes asegurarte de que el espacio en donde vas a atender a tu reunión esté libre de ruido y distracciones. Y, procura usar auriculares, para que los demás asistentes no perciban los posibles sonidos de tu exterior. Ahora bien, si no cuentas con estos dispositivos y otro asistente está participando, puedes silenciar tu micrófono hasta que sea tu turno, para evitar incomodar a quien habla.


7. Ya sea que utilices tu computador o tu teléfono para la reunión en línea, asegúrate de que tu teléfono no sea un factor de distracción. Debe estar en silencio si usas el computador, y debes restringir el ingreso de llamadas y mensajes si estás participando desde tu teléfono móvil.


8. Orden. Tu espacio de trabajo no debe ser un factor de distracción para los demás asistentes. Así que, si debes compartir tu pantalla, no debe haber documentos con nombres comprometedores o fondos de pantalla que puedan dar lugar a comentarios o momentos hilarantes.


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